Planeacion y Control de Proyectos con CPM / PERT

Introducción

Así como los objetivos son el fundamento de la planificación, el proceso de control consta de tres elementos claramente definidos: Medir el desempeño real, compararlo contra un estándar y tomar las medidas adecuadas para corregir las desviaciones o bien los estándares incorrectos.
El proceso de Control presupone que existen estándares para la ejecución de las actividades, ya que estos fueron creados durante la planificación. Esto es; el control presupone planificación y los objetivos establecidos son por definición; tangibles, cuantificables y verificables.

Con la progresiva importancia que viene tomando la reingeniería en la tecnología de la producción y el desarrollo paralelo de los sistemas informáticos, los conceptos de planeación, control e inclusive de proyectos, vienen en continua transformación. Los Controles se desplazan hacia modelos concurrentes; que actúan en tiempo real, y se debilitan los modelos burocráticos.

Un Proyecto es un conjunto de actividades que se realizan una sola vez y que tienen definido el momento de inicio y de fin. La administración y control de Proyectos tienen como objetivo, que estas actividades se lleven a cabo en el tiempo, presupuesto y especificaciones establecidas.

En la actualidad, las técnicas de la administración de proyectos ha penetrado en casi todos los niveles de la industria moderna; La Construcción, producción cinematográfica, proyectos espaciales, producción automovilística, investigación de mercados etc. La razón primaria es la creciente necesidad de flexibilidad y repuestas rápidas frente a la presión que impone la producción moderna.

La Técnica que actualmente se emplea para evaluar un proyecto, se le conoce como el método de la Ruta Crítica, que en esencia es la síntesis de dos métodos: el Pert (Program evaluation and review technique), creado a finales de los años cincuenta por la armada de los estados unidos para el desarrollo del proyecto Polaris, con más de tres mil contratistas y cientos de miles de actividades a coordinar.; El proyecto concluyo dos años antes de lo inicialmente previsto.

El método CPM (Crítical Path Method), fue desarrollado casi simultáneamente por un centro de investigación de operaciones para la firma Dupont y Remington Rand, para el control y la optimización de los costos de operación, mediante la planeación adecuada de las actividades del proyecto.

El CPM es muy similar al PERT , la diferencia esencial es l método por el que se realizan estimaciones de tiempo para las diferentes actividades. Con CPM, los tiempos de las actividades son determinísticos. Con PERT, los tiempos de las actividades son estimaciones probabilísticas.
Fundamentos del Pert

Una Red Pert es una gráfica de flujos que representa la secuencia de las actividades que se requieren llevar a cabo para terminar un proyecto, así como el tiempo y los costos asociados a cada de las mismas.

La creación de una red Pert requiere de lo siguiente:

A. Identificar cada actividad a realizar. Estas producen Resultados.

B. Determinar el orden en el que se deben terminar estas actividades.

C. Hacer un diagrama de flujo de principio a fin de todas las actividades, representar estas con flechas y los resultados con círculos.

D. Determinar el tiempo estimado para el cual, cada una de las actividades quedará terminada.Para este cálculo se asume un tiempo optimista (To), un ideal o normal (Tm), y un tiempo pesimista (Tp).

Te= 1/6 * (To+4Tm+Tp)

E. Determinar las actividades en la ruta crítica. Estas son aquellas que retardan el proyecto global en la misma cantidad de tiempo en que estas se retardan.En CPM los cálculos se hacen con la premisa de que los tiempos de las diferentes actividades se conocen. De darse alguna demora en el proyecto, se hacen esfuerzos para que el proyecto retorne a lo programado, cambiando la asignación de recursos.

Ruta Crítica es la secuencia más larga tanto en actividades como en tiempo, requerida para la conclusión del proyecto, es de hecho el tiempo de duración del proyecto.

Como tiempo muerto, se define como la diferencia de tiempo entre el de la ruta crítica y el de todas la demás rutas. El CPM asigna la misma importancia al tiempo y al costo. El punto normal da el costo y el tiempo necesario cuando la actividad se ejecuta valga la redundancia; normalmente; sin incurrir en costos adicionales (horas extras de mano de obra, etc.). Para adelantar la actividad, el punto de quiebre proporciona el tiempo y el costo necesario cuando se realiza la actividad en forma intensiva, esto es; se acelera completamente sin reparar en costos, con el fin de reducir su tiempo de duración al máximo.Como una aproximación, se supone entonces que todos los trueques intermedios entre tiempo y costos son posibles y que se encuentran sobre el segmento de la línea que une a estos dos puntos.

El objetivo fundamental del CPM es determinar el trueque entre tiempo y costo que debe emplearse en cada actividad para cumplir con el tiempo de terminación del proyecto que se programo a un costo mínimo. La forma convencional de determinar la combinación optima entre el tiempo y el costo es aplicar técnicas de programación lineal.

Puede decirse que el CPM es muy apropiado cuando se pueden predecir con relativa exactitud los tiempos de las diferentes actividades, así como cuando es muy importante obtener la relación adecuada entre el tiempo y el costo del proyecto.

En la actualidad, se acostumbran emplear versiones modificadas de Pert, un hibrido entre el Pert original y el CPM. Una de las desventajas de Pert en proyectos relativamente pequeños, es el manejo de tres variables tiempo y su fundamento estadístico, que auque lo hace una herramienta muy poderosa, no así menos compleja.