Control de Inventarios

** Clasificación

** Inventarios de Seguridad

** Reductores de Costos

** Desacoplador de Operaciones

** Clasificación ABC

Inventario es cualquier tipo de almacenamiento de bienes y productos, representando en la mayoría de los casos, un segmento importante de la inversión.
Los Inventarios normalmente se clasifican como de:

1. Materias Primas.

2. Productos en Proceso.

3. Productos Terminados.

4. Suministros

Algunas empresas agregan un quinto: Insumos no productivos; estos no se requieren para la fabricación del producto, pero si se necesitan para venderlo, pudiera ser el material de empaque por ejemplo.
Las Técnicas de Control de Inventarios son las que permiten mantener las existencias de los bienes y productos en las cantidades y condiciones programadas.

Las tendencias de las modernas técnicas de producción, es reducir a cero estas existencias ya que estos representan una demanda de recursos económicos, un riesgo importante de deterioro en sus calidades. Debe sumarse por otra parte, un riesgo en las operaciones de ventas y finalmente, incide directamente en la productividad de la empresa.

Habrá casos y no pocos por cierto en que no es posible implantar un proceso de flujo en todas las operaciones. Esto es frecuente en plantas productoras que no entregan el producto al consumidor final, como pueden ser; maquiladoras o bien aquellas que entregan producto a empresas mayoristas que solicitan por lotes.

Puede darse el caso de empresas importadoras/ exportadoras en las que es virtualmente imposible, establecer un flujo continuo tanto de compras como de ventas.Otros aspectos que determinan la existencia de Inventarios son:

1. Imposibilidad de obtener insumos en el momento exacto en que estos son requeridos.

2. Es económicamente desfavorable, adquirir productos por debajo de cierto volumen.

3. Recuperación favorable de la inversión.

4. Reducción de riesgos. (Incertidumbre en el mercado).

Habrán otros criterios que justifican la existencia de un inventario; más de tipo financiero, corporativo o contractual que no entraremos ya que se escapan de estos objetivos. De lo que si debemos estar claros es de que una muy buena forma de mejorar la recuperación sobre la inversión, es incrementando la rotación de los inventarios; o dicho de otra manera; reducir el nivel de los mismos.

Inventarios de Seguridad
Es aquel cuyo objetivo es no quedarse sin existencias en el momento en que esta es requerida. Normalmente es un amortiguador cuando la demanda es muy fluctuante y no permite preverla con exactitud. Nótese que las amplitudes de las fluctuaciones, si deben estar cuantificadas con herramientas estadística y que en definitiva serán la base para calcular dichos niveles de seguridad.

De igual manera, repuestos o partes de maquinaria que en su defecto y tras una avería no prevista, pudiera detener el flujo productivo, Deben tomarse muy en cuenta los tiempos de entrega y el criterio esencial es: “Que y en Cuanto” puede parar una operación en particular y su incidencia en el flujo total.

Los Inventarios como Reductores en los Costos de Manejo
Normalmente se almacena entre las etapas del proceso y en teoría, disminuyen los costos de manejo, principalmente en plantas poco automatizadas.

Probablemente esta figura nace como una particularidad en procesos intermitentes, no así en procesos continuos. De darse, sería una muy buena área a cubrir por un equipo de reingeniería.

El Inventario como desacoplador de Operaciones

El desacoplo de operaciones es un intento por disminuir la dependencia de operaciones sucesivas, en otras palabras, que el abastecimiento de una operación sea independiente de otra. Su filosofía administrativa es “Autonomía Operativa y Programática en las Operaciones”.
Este es un Concepto que debe analizarse con mucho cuidado y debe ser muy bien justificado para cada caso en particular, ya que es contrario a los principios modernos de producción en flujo. Si bien exhibe algunas ventajas, personalmente creo que es, o puede llegar a ser el origen de las mayores catástrofes económicas.

Clasificación de los Inventarios
Los Inventarios se clasifican con el objetivo de hacer más eficiente tanto su manejo como su control y asegurar en cierta medida, la inversión involucrada en los mismos.Una práctica muy generalizada en la administración de inventarios es el de clasificarlos por su valor y en lo que se conoce como Principio de Pareto; el cual establece que en todo sistema de Inventarios, hay pocos artículos que representan la mayor parte de la inversión y una mayoría que representa una mínima parte.Esto en principio está bien, pero habrá que hacer observaciones importantes:No es admisible una clasificación siguiendo criterios contables y otra diferente bajo criterios operativos, o una pero sin tomar en cuenta los requerimientos de la otra. Esto evidentemente generará dispersión, dualidad en las operaciones de control y sobre todo reiteratividad, con un consecuente incremento en los costos. Si bien estos no están determinados o contabilizados, pero afecta la productividad general del proceso.

Las empresas modernas integran la totalidad de sus operaciones: Administración, Producción y Ventas, en un flujo continuo. Los criterios son los mismos, las variables a controlar, aun cuando estas se modifiquen en el proceso, son las mismas. Es el principio de la herencia frente al principio de la dualidad.

Para efectos de control, un buen punto de partida es el valor del artículo, sin embargo deben considerarse otros aspectos como el riesgo y no necesariamente el de sustracción. Ejemplo:

* Un producto perecedero lo controlaré mejor que otro no perecedero, aun cuando el último tenga mayor valor económico.

* Si en el Inventario hay artículos propensos a daños por condiciones ambientales, humedad por ejemplo, lo lógico será controlarlos mejor en la época de lluvia, etc.

* En General, debe potenciarse la exposición a riesgos de cada material en particular, por efecto de sustracción, perdida de sus calidades, errores de conteo en la recepción/entrega, error en los registros etc.

Debe tenerse siempre presente la naturaleza y característica de los productos. Como auxiliares está la disposición y acondicionamiento adecuado de los lugares de almacenamiento, y otros como anaqueles, cajones, áreas adecuadas para el movimiento, rotación y conteo de los mismos, definición de las unidades y más.

Clasificación ABC de los Inventarios
Probablemente el sistema más generalizado, según el cual, los artículos se clasifican en tres categorías:Clase “A” de alto volumen, el 80% de la inversión.Clase “B” moderado volumen, el 15% de la inversión.Clase “C” de bajo volumen, el 5% de la inversión.

De manera general el procedimiento matemático es el siguiente:

1. Se calcula el valor de cada producto: valor = consumo * precio unitario.

2. Determinar la Inversión total como la suma de todos los valores individuales.

3. Calcular el valor porcentual de cada artículo, siendo este igual a su valor calculado en el punto 1 dividido entre la inversión total calculada en el punto 2 y luego multiplica por cien.

4. Elaborar una tabla con todos los productos ordenados en forma descendente según el porcentaje calculado.

5. Se suma de arriba hacia abajo hasta el producto dónde dicha suma de ochenta. Todos los sumandos conforman la Clase A. a partir de aquí otra suma hasta el artículo dónde se refleje 15; ellos conforman el grupo clase B y los restantes serán clase C.

6. Establecer las excepciones según naturaleza y características de los productos, si es que los habrá, y definir los procedimientos de control de dichos grupos. En general, los artículos Clase A tendrán un Control más estricto que los clase B y estos más que los del grupo clase C. Aquí por lo general se define la frecuencia de conteo para cada grupo.

El Aspecto más Importante
Debe tenerse siempre presente que ningún sistema de control por muy bien diseñado que esté, va a funcionar, si el flujo de información no es continuo. Esto significa; Oportuno y Exacto.Hace algunas décadas esta responsabilidad era exclusivamente del el encargado de Bodega y en el mejor de los casos, con asistencia del auxiliar de contabilidad. Hoy es un trabajo de ingeniería. Las empresas modernas demandan información en tiempo real.